Biz insanlar, küçük yaşlardan itibaren hayatımızın mimarı olmaya çalışırız. Hayalini kurduğumuz hayatı inşa etmeye çabalarız. Sanki tüm hayatımızın kontrolü elimizdeymiş gibi davranırız. Halbuki gerçek şudur ki, içine doğdumuz aileyi de, çevreyi de, toplumu da, zaman dilimini de belirleyemeyiz. Üstelik içinde bulunduğumuz dünya, hastalıklar, kazalar ve felaketler başta olmak üzere pek çok sürprize ev sahipliği yapar. Peki bu denli kontrolümüzün dışında gelişen bir hayatın kontrolü ne kadar bizim olabilir? Bu sorunun yanıtı, kişiden kişiye ve yaşamdan yaşama farklılık gösterse de, değişmeyecek sonuç, belirsizliklerin hayatımız boyunca var olmaya devam edeceğidir. Bu sebeple kişinin ilk olarak belirsizlikle barışması ve belirsizliğin, hayatın sıradan bir gerçeği olduğunu kabul etmesi gerekir. Böylece gerek sosyal gerek ise iş yaşamında belirsizliğe bağlı anksiyete ve stres gibi problemlerin azaldığı görülecektir.

İş dünyasında belirsizlik

İnsan, çeşitli çabalarla hayatındaki belirsizlikleri azaltmak ister. Özellikle, geleceğe yönelik her türlü analizin yapılabildiği, adımların minimum riskle atıldığı profesyonel hayatta belirsizlik, adeta kabul edilemez. Veri analizleri, geleceğe yönelik oluşturulan muhtemel senaryolar vb. uygulamalar, kurumsal hayatta riskleri en aza indirip adımları en sağlıklı biçimde atmak için yapılır. Buna karşın şirketlerin çok büyük oranda hazır olmadığı pandemi gibi beklenmedik durumlar, bütün senaryoları ve analizleri altüst edecek sonuçlar doğurabilir. Hem sosyal hem de iş yaşamında belirsizlik ile el sıkışmak ve onu aşılması gereken bir dağ gibi görmemek, kişinin kendine yapacağı en büyük iyiliklerden olacaktır. Çünkü belirsizliklere rağmen değil, belirsizliklerle birlikte yaşadığımızın ve çalıştığımızın farkında olmalıyız. Meseleye bu bakış açısı ile yaklaştığımızda ise elimizden gelen, belirsizlikleri olabildiğince yönetmek olacaktır.

Günlük hayatta farkında bile olmadan pek çok belirsizliği yönetiriz. Örneğin evden çıkarken yağmur yağabileceğini düşünerek yanımıza şemsiye almamız ya da ayakkabımızı değiştirmemiz bir belirsizlik yönetimidir. Çünkü meteoroloji bilimine karşın yağmur yağacak dendiğinde yağmayabilir ya da yağmayacak dendiğinde yağabilir. Böyle deneyimler ile pek çok defa karşılaşmışızdır. Aynı şekilde pek çok farklı hava ve yol durumu için de bu durum geçerlidir. Olası bir yağmur sebebiyle trafiğe takılmamak için yolculuğu araba yerine metro ile gerçekleştirmek ya da gelecek ay işlerimizin yoğun olacağını tahmin edip, tatile çıkmayı başka bir zamana ertelemek de yine belirsizliği yönetmektir. Evet, işler yoğun olabilir ama belki de öngörüldüğü kadar uzun ya da zorlu bir süreç olmayacaktır. Bu belirsizliktir. Biz yine de muhtemel problemi görüp bir karar veririz ve tatil organizasyonunu bir sonraki aya erteleriz. Aslında tüm örneklerde benzer bir zihinsel süreç aktif olur ve bu süreç aynı zamanda proaktif davranış gösterme aşamalarını işaret eder.

Belirsizlikle ilgilenmenin aşamaları

• 1. Aşama: Bilgi toplamak

  İlk aşamamız oluşabilecek muhtemel problemler hakkında bilgi toplamaktır. Örneğin hava durumuna bakarız, çeşitli uygulamalar ile trafik sıkışıklıklarını kontrol ederiz ya da ertesi ay işlerimizin ne kadar yoğun olabileceğine dair araştırma yaparız. Bu aşamada problemin ne olduğunu sorgulamak, hatta söz konusu sorunu ve şartlar hakkında elde ettiğimiz bilgileri yazmak, problemi açık seçik görmemizi sağlar. Kişi söz konusu aşamada kendine “Önlem almazsam nasıl bir problem ile karşılaşabilirim?” gibi sorular sorabilir.

• 2. Aşama: Analiz etmek

  Bilgiyi topladıktan sonraki aşamamız ise analiz etmektir. Hava durumundan aldığımız verileri, trafik durumunu ya da gelecek ayki iş yoğunluğumuzu öğrendikten sonra, bu bilgiler ışığında adımlarımızı gözden geçirir, gerekiyorsa hedeflerimizi revize ederiz. Bu aşamada elimizdeki mevcut problemi ve bilgileri, içgörümüz ışığında değerlendirir, ortaya çıkan yanıtları yazarak, durum analizi yapabiliriz. Analiz aşamasında kişi kendi kendine, “Seçeneklerim neledir?”, “Ne yapılabilir?” gibi sorular yönelterek bir sonraki aşamaya ulaşabilir.

• 3. Aşama: Karar vermek

  Üçüncü aşamamız ise karar vermektir. Analizimizi yaptıktan sonra, o şemsiyeyi yanımıza alacak mıyız? İşe araba ile mi gideceğiz? Tatili bir sonraki aya mı erteleyeceğiz? İlgili örneklerde gerekli kararları veririz. Bu aşamada, aldığımız notlara bakarak sürecin toplamını görebilir ve çözüm yollarını tespit edebiliriz. Kişi kendine, “Riski en aza indiren karar hangisi?” sorusunu sorarak, muhtemel sorunlara karşı en kapsamlı çözümü tercih edebilir.

• 4. Aşama: Uygulamaya geçmek

  Olası sorunu tespit edip, problemin nasıl aşılacağı noktasında karar aldıktan sonra, geriye uygulamaya geçmek kalıyor. Gerekli hazırlıkları yaparak başlayan bu aşama, önlemlerin ya da çözümün uygulanmaya başlaması ile sona eriyor. Örneğin yanımıza şemsiye almak, işe araba ile gitmek, tatili ertelemek gibi.

  Belirsizlik yönetimi hayatımızın bu örneklerdeki kadar içindedir. Hepimiz bir yerlerde benzer ya da farklı seviyelerde belirsizlikler ile karşı karşıya kalıyoruz ve onu çeşitli önlemler alarak mümkün olduğunca belirlemeye, kontrol edilebilir hale getirmeye çalışıyoruz. İşte bu noktada proaktif davranış özelliklerimiz devreye giriyor. Özellikle iş dünyasında proaktif bir yaklaşıma sahip değilsek, belirsizliklerle başa çıkmamız çoğunlukla şansa bağlı faktörler sayesinde olabilir. Buna karşın proaktif davranış gösteren kimseler, belirsizliklerin etkilerini bilinçli şekilde minimuma indirebilme becerisine sahip. Peki nedir bu proaktif davranış özellikleri?

Belirsizliğe karşı proaktif yaklaşım

“Proaktif” kelimesinin anlamı için kısaca öngörülü diyebiliriz. Bir kişilik özelliği olarak proaktif, sorun meydana gelmeden önce bu ihtimali tespit edip, bilgi toplayan, bilgiyi analiz eden, sorunu çözmek için planlama yapan yaklaşımı ifade eder. Proaktif yaklaşım, bir hatalı durumun sorumluluğunu üstlenmeyi değil, olası hatayı öngörerek mevcut durumun eksiklerini gidermektir. Bir örnek ile açıklayacak olursak, proaktif kişilik özelliğine sahip biri, akşam yağmur yağma ihtimali var diye, sabah evden çıkarken şemsiyesini yanına alır. Yağmur yağmasa bile proaktif kişilik özelliği sayesinde, muhtemel sorunu öngörmüş ve bu sorunla karşılaşılması halinde problemi nasıl çözeceğini planlamıştır.

İş hayatında proaktif davranış özelliklerine sahip kişiler, iş süreçleri hakkında olası problemleri öngörerek, önlemlerini önceden alır. Bu sayede bir sorun olması durumunda söz konusu iş sürecinin aksamaması ya da aksamanın minimum seviyede olması sağlanır. Profesyonel hayat için proaktif davranış özellikleri, en sık aranan personel özellikleri arasında bulunuyor. Şirket içinde hangi seviyede olursa olsun, çalışanların olası tehlikeleri göz önüne alıp, A, B ve belki de C planlarını geliştirmesi, iş süreçlerinde aksamaların önüne geçiyor.

Belirsizlik durumları ya da süreçleri, profesyonel hayat için kırmızı alarm anlamına gelebilir. Şirketler, önlerini göremedikleri dönemlerde, beklenmedik bir olumsuz tablo ile karşı karşıya kalarak, maddi ya da manevi anlamda ciddi kayıplar yaşayabilir. Bu sebeple kurumlar, belirsizliklere karşı proaktif davranış göstermek zorundadır ve bu noktada en büyük sorumluluk yöneticilerdedir.

Proaktif yönetim

Belirsizlik durumunda yöneticilerin tek başına harekete geçmesi, çoğu zaman yetersiz kalır. Proaktif yönetim, öncelikli olarak takım işidir ve bu takım, proaktif davranış özellikleri gelişmiş ekip üyelerinden olmak zorundadır. Proaktif yönetimin felsefesini paylaşmayan bir ekip arkadaşı, çözüm süreçlerinde yeni problemlerin ortaya çıkmasına sebep olabilir. Bu noktada yöneticiler, proaktif yaklaşıma sahip doğru ekibi oluşturmak ile görevlidir. Çalışanlarda proaktif yaklaşım 3 temel unsur çevresinde şekillenir:

• Olası bir probleme karşı harekete geçmeye hazır olmak
• Edilgen değil etken olmak
• Değişiklik başlatmaya hazır olmak

Söz konusu unsurların en çok görüldüğü kişiler, lider karakterli insanlardır. Çünkü proaktif yaklaşım, sorumluluk almayı ve sorumluluğu alınan iş süreçlerini sonlandırmayı gerektirir. Proaktif yönetimde yöneticiler, üstlerinden talimat beklemek yerine harekete geçerler. Proaktif yönetici olmak, iş süreçleri tarafından kontrol edilen değil, iş süreçlerini kontrol eden olmaktır.

Bu bağlamda yöneticilerin, problemin hangi noktalarda meydana gelebileceğini öngörmeleri için detaylı bilgilendirilmeleri kritik önem taşır. Bu yönetim biçimi, şirketin kaynaklarının aktif koordinasyonuna gerek duyar. Yönetici, hedeflenen sonuçlara ulaşılamayacağını tespit ettiğinde, istenen sonuca ulaşmak için öncelikle bilgi toplar. Bu bilgileri analiz eder. Sorunu hangi yoldan çözeceğine karar verir ve yeni kaynaklar oluşturarak uygulamaya geçer. Proaktif yönetim, bir kişinin inisiyatif kullanmasıyla değil, ancak ekipçe harekete geçildiğinde gerçekleşir.

Şirketlerin belirsizlikle ne zaman ve hangi şartlarda karşı karşıya kalacağını bilmek mümkün değildir. Bununla birlikte belirsizlik önlenemese de, doğru planlama ve proaktif yaklaşım ile yönetilmesi söz konusudur. Bu noktada kurumlar, proaktif yaklaşımı kurumun felsefesi ile buluşturarak, kadrolarını hedef odaklı oluşturabilir. Yöneticiler ekiplerini, proaktif davranış özellikleri ile öne çıkan personellerden kurarak, belirsizliği yönetecek, farklı durum ve şartlara hazırlıklı, çevik kadrolar kurabilir. Ancak bu sayede belirsizlik, şirketler için kırmızı alarm olmaktan çıkacaktır.